お役立ち情報
訪問看護ステーションの業務効率化のための具体策を徹底解説！
この記事はこんな訪問看護ステーション管理者さまにおすすめ
- スタッフの残業時間を削減したい
- ケアに集中できる環境をつくりたい
- スタッフのモチベーションアップを図りたい
この記事を読むとこうなります
- 業務効率化のメリットがわかる
- 業務効率化のために電子カルテ導入が効果的であることがわかる
「記録や書類作成でスタッフの残業がなくならない…」
「事務作業が多くマネジメント業務に集中できない…」
このようなお悩みを持つ訪問看護ステーション管理者の方、多いのではないでしょうか。
質の高い看護を提供するためにも、限られた資源で最大限の利益を確保するためにも、業務の効率化は欠かすことのできない課題です。しかし、具体的に何から手をつけたらよいかわからず、結局現状のままになってしまうというケースも少なくありません。
今回は、訪問看護ステーションにおける業務効率化について、効果的な解決策である「電子カルテの導入」を取り上げて解説していきます。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、効率をあげることを意味します。
「ムリ」とは、担当者に能力以上の負荷がかかっている状態を指します。例えば経験の浅いスタッフにベテランスタッフと同じ業務量が求められている状態などです。
「ムダ」とは、時間や人を必要以上に投下している状態を指します。例えば必要以上のミーティングを行っている、紙とPCへの二重入力を行っているなどです。
「ムラ」とは、時期や担当者によって成果にばらつきがある状態を指します。例えば担当者によって記録の質にばらつきがあるなどです。
このような「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていくことが業務効率化の鍵となります。
業務効率化のメリット
業務効率化は単なる作業時間の削減だけでなく、多くのメリットを生み出します。
- コスト削減
直接的なメリットとしては残業時間が減ることによる人件費削減が挙げられます。またペーパーレス化などにより物的コスト削減も可能となる場合もあります。
- 売り上げ向上
既存業務の時間短縮により１日の訪問件数増加が見込めたり、利用者獲得のための営業活動に時間を費やすことができたりと、売り上げの向上につながります。
- スタッフのモチベーションアップ
「ムリ・ムダ・ムラ」がなくなることにより、スタッフにかかる負担が軽減され、以前より働きやすい環境になります。残業時間の削減などによって従業員のモチベーションや満足度が上がり、定着率向上にもつながっていきます。また直行直帰等の柔軟な働き方の選択によっても離職率を抑えることもできるかもしれません。
- 看護の質の向上
ケア以外の業務の効率化によって、ケアに集中できる環境となり、看護の質向上にもつながります。業務時間の削減によって、研修など学習時間も確保できるようになりスタッフ一人一人のレベルアップも見込めます。
このように業務効率化はスタッフ側においても経営的な面においても多くのメリットがあり、訪問看護ステーションの成長につながります。
業務効率化のための進め方
ここからは具体的な業務効率化の手順をご紹介します。日頃気になっている業務をイメージしながら読み進めてみてください。
- 業務を見える化し、どの点に問題点（ムリ・ムダ・ムラ）があるかを洗い出す
まずは現状把握を行います。業務内容や手順を見える化し、発生している「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出します。 - どのような方法で効率化を行うかを検討する
どのように効率化するか、方法は様々です。代表的な例として以下のような方法があります。
【廃止】
目的が不明確であったり、作業量のわりに成果の少ない業務は廃止できるかもしれません。思い切りは必要ですが、簡単で効果の高い方法です。
【集約化】
類似業務があれば１つに集約できないかを考えてみましょう。複数の人や場所で行われている類似業務はないでしょうか。
【標準化】
担当者によって方法が異なり、成果の質にばらつきのある業務はないでしょうか。マニュアルを作るなどして業務を標準化させることで、担当者が異なっても所要時間や質をある程度均一にできるケースもあります。
【自動化】
時間をかけて手作業で行っている業務はないでしょうか。単純な手順のものほど自動化するのに適しています。新しいITツールを導入するのも手ですが、Excelを活用して今日から始められるものもあるかもしれません。自動化することによって手作業によるミスも防ぐことができます。
【外注】
作業そのものを外部のサービスに委託する方法です。当然コストはかかってしまいますが、ステーション内で業務を継続することによる人員の確保や教育コストを考えると、外注した方がコストを抑えられる場合もあります。 - 実行する
２で検討した方法を実際に実行してみます。上手くいかなかったり、想定外のトラブルが発生した場合は原因も把握します。 - 検証する
改善策は効果があったのか、問題点はないかを振り返り、よりよい改善のサイクルを回していきます。
訪問看護業務によくある課題とその解決方法
ここからは訪問看護業務を効率化させる上でよくある課題とその解決方法をご紹介していきます。
- 記録に時間がかかる
残業の原因となっていることも多い記録業務。「時間がかかる」要因にはいくつかのパターンがあります。パターン別に解決方法を見ていきましょう。
「何を書いていいかわからない」
訪問看護経験の浅いスタッフに多く見られるお悩みです。１から全て自分の言葉で記録を書こうとするのは難しいものです。この場合は記載項目や記載方法が予め指定されているフォーマットやテンプレートを使うのがおすすめです。電子カルテには記録のためのフォーマットが用意されていることが多く、経験の浅いスタッフでもスムーズに記録することができます。
「記録作業そのものに時間がかかる」
紙のカルテに手書きで記録をしている場合は記載の時間もかかります。そのようなケースでは選択式で記録入力できるような電子カルテを検討してもよいかもしれません。音声入力可能なものもあり、記載時間が大幅に短縮できます。
「事務所に戻らないと業務ができない」
紙を使っての業務のため、事務所に戻らないと書類作成ができないというケースもあります。この場合はクラウド型の電子カルテを検討してもよいかもしれません。クラウド型電子カルテとはインターネットを介して使うことのできる電子カルテで、インターネットが使える環境であればどのPCやスマホからでも使用することができます。訪問の間の時間を利用して外にいても記録や書類作成が可能です。
- 情報を探すのに時間がかかる
紙のカルテのために事務所に戻らないと利用者情報がわからない、他のスタッフと顔を合わせないと聞きたいことが聞けないなど、情報へ自由にアクセスできないために余計な時間や労力がかかってしまっていることがあります。
このような場合にはSNSツールを使用していつでもどこでも報連相ができる環境を作る、オンラインミーティングを利用する、クラウド型電子カルテを使用してどこからでも情報へアクセスできるようにする、などの策によって情報を探す時間を大幅に削減することができます。
このように電子カルテは業務効率化には欠かせないツールであることがわかります。
情報の「集約化」、テンプレートなどによる記録の「標準化」、集計作業の「自動化」など、電子カルテは業務効率化のエッセンスが満載です。
現在電子カルテを使用されていない場合はこれを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電子カルテの機能は日々進化しています。現在使用している場合でも、課題を洗い出し、より現状に合ったシステムに切り替えることで業務効率は格段に上がります。まずは現状の課題を振り返ることが大切です。
業務効率化のためのクラウド型電子カルテ『homis Nursee（ホーミスナーシー）』
訪問看護ステーションの業務効率化にはクラウド型電子カルテ『homis Nursee』がおすすめです。
記録も簡単、情報共有もスムーズになり、業務効率が大幅に改善します！
- PCやスマホでいつでもどこでも使用できる！
インターネットが使える環境であればいつでもどこでも使用できます。
「事務所に戻らないと記録・書類作成ができない/見られない」が解決でき、業務効率がぐっとアップ。訪問の合間の時間を有効活用でき、直行直帰も可能に。
- 簡単操作で記録も迷わない！
記録はほぼ選択するだけ、訪問看護の現場でよく使うスケールやテンプレートも豊富です。
訪問看護の経験の浅いスタッフでも簡単に質の高い記録を残すことができます。
帳票類もワンクリックで出力、記録や書類作成時間を大幅に削減することができます。
- チャット機能搭載で情報共有や相談もスムーズ！
SNS機能を搭載しているので、利用者様についての情報共有や相談ごともスムーズです。顔を合わせなくても円滑なコミュニケーションが図れ、「チームで看る」を実践できる仕組みがあります。
まずは体験してみたい。試して使ってみたい。ぜひお気軽にお問い合わせください。
実際の現場で使用するまで利用料は発生しません。
いかがでしたでしょうか？
「ムリ・ムダ・ムラ」をなくす業務効率化は、コスト削減だけでなく訪問看護ステーションの大きな成長にもつながっていきます。
まずは業務内容や手順を見える化し「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出した上で、着手できるところから改善を始めてみましょう。